Hogyan hozzunk létre egy funkcionális otthoni irattároló rendszert?

Amikor otthonról dolgozol, az utolsó dolog, amire szükséged van, az egy rendezetlen munkaterület.

Beszéltünk már az otthoni dolgozósarok kialakításáról, viszont ha otthonról dolgozunk akkor a tárolási megoldások és a hely hiánya nem tartozik az otthoni munka előnyei közé.

Az otthoni irattárolás elsőre túlterhelő (és unalmas) feladatnak tűnhet. De valójában nem kell annak lennie, és ezekkel az egyszerű tippekkel pillanatok alatt működőképes leszel.

Hol kezdjük

Azt javasoljuk, hogy először nézd meg, mire van és mire nincs szükséged a mindennapi munkádhoz. Sok ember számára a távmunkára való áttérés hirtelen történt, így ebben az időszakban lehet, hogy olyan dokumentumokat, papírokat és mappákat vittél haza, amelyekre egyszerűen nincs szükség.

Tehát első lépés az, hogy áttekintsd, milyen irataid vannak, és rendezd őket három csoportba: kidobandó, tárolandó és megtartandó.

Így csak azok maradnak, amire a mindennapi munkádhoz szükséged van, és a feleslegeseket vagy eltárolhatod, vagy kidobhatod.

Az otthoni irattárolás alapjai

Lehet, hogy egyszerűnek hangzik, de győződj meg róla, hogy van egy helyed, ahol biztonságosan tárolhatod az összes papírodat. Ha minden belefér egy fiókba, az tökéletes. De ha el vagy árasztva dokumentumokkal, érdemes lehet egy jó minőségű iratszekrényt vásárolni.

Szerencsére mindenféle formában, méretben, kapacitásban és stílusban kaphatók, így találhatsz olyat, ami illik az otthoni irodád hangulatához.

Azt is javasoljuk, hogy szerezz be egy feliratozógépet. Használhatsz egy egyszerű tollat is, de ha profi megjelenést szeretnél, akkor a címkék nyomtatása előny lehet. Ráadásul, ha többen is használjátok a szekrényt, gondold át, hogy mások el tudják-e olvasni a kézírásod.Tehát egy feliratozógép használata valószínűleg mindenki számára egyszerűbbé teszi a dolgokat!

Amennyiben szeretnél maximalista lenni rendszerezés érdekében és hogy egy kis színt vigyél az otthoni munkateredbe, beszerezhetsz különböző színű mappákat különböző kategóriákhoz. Csak arra figyelj, hogy ha így teszel, szerezz be elegendő mappát, mert biztosan nem akarod, hogy félúton elfogyjanak, és összezavard a rendszert.

Végül néhány további ajánlott kiegészítő: irattálca, szemetes és tervező. Ezek mind segítenek abban, hogy könnyebben legyen kialakítanod.

Hogyan válasszuk ki az irattárolási kategóriákat

Mindenkinek más és más prioritásai, feladatai vannak. Tehát, hogy a legtöbbet hozd ki az otthoni irattároló rendszeredből, a választott kategóriáknak ezekhez kell illeszkedniük.

De hogy elindítsunk, néhány kulcskategóriát javasolnánk személyes használatra:

• Pénzügyek
• Munka
• Garanciák
• Biztosítás
• Egészség

Természetesen, ha a munkádhoz kapcsolódóan rendszerezel, akkor többre lesz szükséged, hogy jobban személyre tudd szabni. Minden kategóriához aktív és archív iratrendezőket is kell készítened. Ehhez vagy használj egy elválasztólapot magában a mappában, vagy ha sok dokumentumod van, készíts teljesen külön mappát.

Végül al-kategóriákat is hozzá kell rendelned mindegyikhez. Például a pénzügyek alatt lehetnek a bankszámlakivonatok, hitelkártya-számlák és egyéb pénzügyi dokumentumok.

Maradj szervezett és koncentrálj arra, ami igazán számít

Reméljük, ezzel az egyszerű útmutatóval könnyebbé válik a mindennapjaid és otthoni teendőid rendezése.

Az irattárolást ne csak egyszerű tárolási megoldásként kezeld, hanem mint egy hasznos eszközt, ami segít a hatékony munkában, a teendők elvégzésében, és ami időt és energiát szabadít fel számodra, hogy a valóban fontos dolgokra fókuszálhass.