Nyomtatási költségek csökkentése

Az irodai dolgozók költségei közül a nyomtatással kapcsolatos költségek a legdrágábbak közé tartoznak. Egy átlagos alkalmazott évente körülbelül 10 000 papírlapot nyomtat, és a folyamatos tinta- és tonerkészlet tartása meglehetősen sok pénzbe kerülhet. Szerencsére van néhány módszer a költségek csökkentésére. Ennek első lépése a megfelelő nyomtató kiválasztása amit ebben a cikkben részletezünk.

Próbálja ki a következő irodai trükköket a nyomtatási költségek csökkentése érdekében.

Nyomtatás előtt végezzen alapos áttekintést

Az irodai papírpazarlás gyakori oka az, hogy az emberek egyszerű helyesírási és nyelvtani hibákat követnek el. Az alkalmazott kinyomtat egy dokumentumot, de kiderül, hogy nem használható, mert néhány hiba benne maradt. A helyesírás-ellenőrző eszköz nem képes minden elkövetett hibát észlelni, ezért minden nyomtatás előtt alaposan tekintse át a munkáját.

Amikor oldalakat nyomtat az internetről, ügyeljen arra, hogy csak azokat az oldalakat nyomtassa ki, amelyekre szüksége van. Mindent kinyomtatni hatalmas tintapazarlás lesz, és valószínűleg így is csak néhány információra lesz szüksége. Használja a nyomtatási előnézet funkciót, hogy biztosan a megfelelő oldalakat nyomtassa ki.

Számlák és egyéb dokumentumok e-mailben

Számlát vagy egyéb dokumentumot kell küldenie az ügyfélnek? Pénzt takaríthat meg, ha e-mailben elküldi ezeket a dokumentumokat ahelyett, hogy postán küldené el őket. Ez nemcsak a nyomtatási költségeket csökkenti, hanem a postázási folyamatra való költéstől is megtakarít.

Ha szüksége van egy kollégára, aki átnéz egy dokumentumot, töltse fel a felhőbe, hogy ott hozzáférhessen. Így a javításokat anélkül lehet elvégezni, hogy plusz papírlapokat kellene kinyomtatni.

Használjon kétoldalas nyomtatást

A nyomtatási költségek csökkentésének egyik legjobb módja, ha a dokumentumokat a papír mindkét oldalával nyomtatja ki. Ezt úgy teheti meg, hogy egyszerűen megfordítja az oldalt, és visszahelyezi a nyomtatóba. Ez a felére csökkenti a papírfogyasztást, és csökkenti a másolópapír felhalmozódásának számát. A legjobb ebben az, hogy a legtöbb új nyomtató kétoldalas nyomtatási funkcióval rendelkezik, amely automatikusan kezeli ezt a folyamatot. Ez egy nagyon egyszerű folyamat, de hosszú távon sok pénzt takaríthat meg.

Csökkentse a tinta mennyiségét  

Ha ki kell nyomtatnia egy dokumentumot ellenőrzés céljából, néhány trükköt bevethet a nyomtatási költségek csökkentése érdekében. Próbálja ki ezeket, ha át kell néznie valamit a munkatársaival. 

Először is nyomtasson dokumentumokat fekete-fehérben, mivel a színes patronok újra telepítésének költsége gyakran magasabb, mint a fekete patronok utántöltése. Lehetősége van a dokumentum vázlat módban történő nyomtatására is. Ez kissé rontja a dokumentum minőségét, de csökkenti a felhasznált tinta mennyiségét. Ha csak a másolatot kell átnéznie, vegye fontolóra a nyomtatandó dokumentumhoz tartozó képek eltávolítását. A képek mindig több tintát használnak fel, és előfordulhat, hogy nincs szükség a belső áttekintési dokumentumra. Végül a többoldalas funkcióval legalább 2 oldalnyi másolatot egyetlen lapra illeszthet. 

Állítsa le megfelelően a nyomtatót 

A nyomtatási költségek nem csak a megvásárlandó papírból és tintapatronokból származnak. Amíg a nyomtatók csatlakoztatva vannak, akkor is elszívhatják az energiát a konnektorból, még akkor is, ha nincsenek bekapcsolva. Ezt vámpírerőnek nevezik, és minden hónapban beépülhet a villanyszámlájába. Ha tudja, hogy egy adott napon senkinek sem kell használnia a nyomtatót, kapcsolja ki, és húzza ki a konnektorból. Ha tintasugaras nyomtatója van, ne kapcsolja ki közvetlenül az elosztóról. Ez arra kényszerítheti a nyomtatót, hogy kiöblítse a tintakészletet, ami pazarló. Ugyanez vonatkozik a lézernyomtatókra is: ügyeljen arra, hogy megfelelően le legyenek kapcsolva! Ezzel egy környezetbarátabb irodát is üzemeltethet!